¿Sabéis qué son los gastos suplidos?

Gastos suplidos son aquellos gastos que un profesional paga en nombre de su cliente para poder desarrollar su actividad. Es decir, se trata de un gasto que corresponde al cliente, pero que el profesional paga por adelantado

Veamos algunos ejemplos

Gastos de transporte, alojamiento, comidas y otros gastos relacionados con los desplazamientos necesarios para llevar a cabo una actividad o servicio en nombre del cliente.

Gastos de material: materiales o suministros necesarios para realizar una tarea o servicio específico. Esto puede incluir la compra de papel, tinta, CD, DVD u otros materiales de oficina.

Gastos de mensajería y envío: Implica los costos de envío de documentos, paquetes u otros elementos necesarios para el trabajo o servicio solicitado.

Gastos legales y administrativos: Incluye los costos relacionados con trámites legales, como el pago de tasas notariales, registros o presentación de documentos ante instituciones o entidades públicas.

¿Cómo se calcula el importe de los gastos suplidos?

Lo primero es Identificar los gastos que corresponden al cliente y que el profesional ha pagado por adelantado, por eso es bueno, irlos organizando y apuntando en un sitio especialmente para ello al mismo tiempo que los vamos relazando, de esta manera se simplificaran las tareas. Es importante Acreditar el importe de los gastos suplidos mediante la presentación de facturas o tickets.

Una vez que tenemos todos los gastos suplidos de un cliente, los incluiremos en la factura que se emite al cliente, de forma separada al importe de los servicios prestados.

Importante: No aplicar el IVA a los gastos suplidos, ya que el IVA correspondiente se aplicará al emitir la factura.

¿Cuál es el plazo para que el cliente reembolse los gastos suplidos al profesional?

En este caso no hay ningún plazo preestablecido por ley. Dependerá de los acuerdos que existan entre las partes, y así, de común acuerdo, se fijará el momento de incluirlos en la factura. De hecho, se puede dar el caso de que el profesional solicite el reembolso de los gastos suplidos al momento de emitir la factura al cliente.

En otros casos, el profesional puede acordar con el cliente un plazo específico para el reembolso de los gastos suplidos, que puede ser a corto o largo plazo, dependiendo de la naturaleza de los servicios prestados y los términos del contrato.

Como conclusión diremos que es importante destacar que los gastos suplidos son costos adicionales a los honorarios o tarifas por los servicios profesionales prestados, que su reembolso debe ser acordado previamente entre el profesional o la empresa y el cliente. Los gastos suplidos suelen ser facturados por separado y deben estar respaldados por los comprobantes correspondientes para su reembolso.

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Álvaro Estace